Dans de nombreux projets, le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est encore perçu comme une formalité administrative de fin de chantier. En réalité, un DOE de qualité est le fruit d’un travail anticipé, structuré et rigoureux, mené tout au long de l’opération. Lorsqu’il est bien préparé, il devient un outil précieux pour l’exploitation, la maintenance et la pérennité du bâtiment.

1. Comprendre le DOE et ses enjeux réels

Qu’est-ce qu’un DOE ?

Le DOE, ou Dossier des Ouvrages Exécutés, regroupe l’ensemble des documents techniques permettant de décrire précisément l’ouvrage tel qu’il a été réalisé. Il est remis au maître d’ouvrage à l’issue des travaux.

Pour une définition détaillée, vous pouvez consulter notre article dédié : Qu’est-ce qu’un DOE ?

Dans les faits, le DOE constitue la mémoire technique du bâtiment. Il permet de comprendre ce qui a été exécuté, avec quels matériaux, quels équipements et selon quelles prescriptions.

Que contient concrètement un DOE ?

Le contenu exact dépend du projet, du type de marché et des exigences contractuelles, mais on y retrouve généralement :

• les plans d’exécution et plans de situation,
• les schémas techniques (électricité, CVC, plomberie, SSI, etc.),
• les notices d’utilisation et de maintenance,
• les fiches techniques et certificats des équipements,
• les procès-verbaux de réception.

L’objectif n’est pas d’accumuler des documents, mais de fournir une information claire, exploitable et durable.

Pourquoi un DOE mal préparé pose problème

Un DOE incomplet ou désorganisé entraîne des conséquences très concrètes :

• difficultés lors des opérations de maintenance ou de dépannage,
• perte d’informations techniques dans le temps,
• risques accrus en cas de sinistre ou de litige,
• non-respect des obligations contractuelles.

Dans les marchés publics, le DOE est expressément prévu par le CCAG Travaux 2021, qui impose sa remise comme condition de la réception des travaux. En marché privé, même s’il est parfois moins encadré, il reste une pièce contractuelle essentielle.

2. Anticiper et organiser le DOE dès le démarrage du chantier

Le bon moment pour préparer le DOE

L’erreur la plus fréquente consiste à attendre la fin du chantier pour constituer le DOE. En pratique, c’est trop tard. Un DOE efficace se prépare dès le lancement des travaux.

Dès les premières réunions de chantier, il est pertinent de :

• identifier les documents attendus par lot,
• définir un mode de classement commun,
• intégrer le DOE dans l’organisation globale du projet.

Cette anticipation permet d’éviter les oublis et les pertes d’informations.

Méthodologie pour collecter les informations

La collecte des éléments du DOE doit être progressive. Chaque intervenant est responsable de fournir les documents relatifs à son lot, au fil de l’avancement du chantier.

Une bonne pratique consiste à :

• centraliser les documents dans un espace dédié (physique ou numérique),
• mettre à jour régulièrement les versions,
• désigner un référent DOE chargé du suivi et de la cohérence globale.

Cette méthodologie est particulièrement efficace dans les projets multi-lots ou techniquement complexes.

Marché public vs marché privé : ce que ça change

En marché public, le cadre est strict. Le DOE est encadré par les pièces du marché et par le CCAG Travaux. Son absence ou son incomplétude peut retarder la réception et le solde du marché.

En marché privé, les exigences sont souvent définies contractuellement. Cette souplesse ne dispense pas de rigueur : un DOE insuffisant peut engager la responsabilité des intervenants et compliquer l’exploitation future du bâtiment.

Dans les deux cas, la clarté des pièces écrites est déterminante.

3. Structurer, vérifier et fiabiliser le DOE

Quelle structure adopter pour un DOE clair

Un DOE doit être pensé pour être consulté par des profils variés : exploitants, gestionnaires, techniciens, voire futurs intervenants. La lisibilité est donc essentielle.

Une structure efficace repose généralement sur :

• un classement par lots techniques,
• une nomenclature uniforme,
• un sommaire clair et un index.

L’objectif est de permettre une recherche rapide de l’information, sans expertise préalable du chantier.

Vérification et mise à jour du DOE

Avant sa remise, le DOE doit faire l’objet d’une vérification rigoureuse :

• contrôle de la complétude des pièces,
• vérification des versions finales des plans,
• cohérence entre les documents fournis.

Un DOE non vérifié perd une grande partie de sa valeur. Cette étape est donc déterminante et doit intervenir avant la réception définitive des travaux.

Existe-t-il un modèle type de DOE ?

Non, il n’existe pas de modèle universel de DOE applicable à tous les projets. En revanche, de nombreuses trames existent, souvent issues de la pratique des maîtres d’œuvre, des contractants généraux ou des grandes opérations publiques.

La clé reste l’adaptation : un DOE pertinent est un DOE adapté au projet, à sa technicité et aux usages du maître d’ouvrage.

4. Remise, utilisation et conservation du DOE

Envoi et remise du DOE

Le DOE est généralement remis :

• au maître d’ouvrage,
• à l’exploitant ou au gestionnaire du bâtiment,
• parfois au syndic ou à l’utilisateur final.

La remise intervient selon les délais contractuels, souvent à la réception ou lors de la levée des réserves. Cette étape marque la transmission technique de l’ouvrage.

Support du DOE : papier, numérique ou mixte

Aujourd’hui, le DOE est de plus en plus remis sous format numérique. Ce format facilite :

• la consultation,
• l’archivage,
• la mise à jour.

Le format papier peut toutefois rester pertinent pour certains documents clés. Un format mixte est souvent la solution la plus pragmatique, à condition de respecter une organisation claire et durable.

Comment utiliser et conserver le DOE dans le temps

Le DOE n’est pas un document figé. Il doit être conservé sur toute la durée de vie du bâtiment et mis à jour en cas de modifications ou de travaux ultérieurs.

Il constitue une base de référence indispensable pour :

• la maintenance,
• les extensions ou rénovations,
• la revente ou la transmission du bien.

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FAQ – Les questions fréquentes sur le DOE

▶ Le DOE est-il obligatoire ?

Oui, en marché public, il est contractuellement obligatoire. En marché privé, il est fortement recommandé et souvent exigé contractuellement.

▶ Qui est responsable de sa constitution ?

Chaque entreprise est responsable des documents de son lot, sous la coordination du maître d’œuvre ou du contractant général.

▶ Que faire si le DOE est incomplet ?

Un DOE incomplet doit être complété avant réception ou dans les délais prévus au marché, sous peine de réserves ou de litiges.

▶ Combien de temps faut-il conserver un DOE ?

Idéalement, pendant toute la durée de vie de l’ouvrage, au minimum pendant les délais de garantie légale.

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À retenir : La méthode pour bien préparer un DOE

Bien préparer un DOE repose sur quelques principes simples mais essentiels : anticiper dès le démarrage du chantier, collecter et actualiser les documents au fil de l’avancement, structurer le dossier de manière claire et homogène, puis vérifier et valider l’ensemble avant sa remise. Un DOE bien préparé n’est pas une contrainte, mais un véritable outil de valeur pour le maître d’ouvrage.

Le DOE, reflet de la qualité d’un projet

Au-delà de l’obligation contractuelle, le DOE est avant tout un outil de transmission, de sécurité et de pérennité pour le maître d’ouvrage. Sa qualité dépend directement de la méthode mise en place tout au long du chantier : anticipation, rigueur documentaire, coordination des intervenants et vérification finale.

Au sein du Groupe H, cette approche fait partie intégrante du pilotage des projets. En tant qu’acteur de la conception, de la construction et de l’accompagnement immobilier, nous travaillons à intégrer le DOE dès le démarrage des opérations, en lien étroit avec les équipes travaux et les partenaires techniques. Cette organisation permet de livrer des dossiers clairs, exploitables et réellement utiles pour l’exploitation future des bâtiments, qu’il s’agisse de commerces, de bureaux ou d’espaces de santé.

Parce qu’un chantier ne s’arrête pas à la réception des travaux, le DOE constitue une continuité logique du projet, au service de sa durabilité et de sa bonne gestion dans le temps. Et pour aller plus loin, contactez-nous dès aujourd’hui.